Daftar

Contrat de sous-traitance (modèle)

Accord sur le traitement de données à caractère personnel pour le compte d'un responsable du traitement, conformément à l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Parties

Article 1 – Objet

Le Sous-traitant met à la disposition du Cabinet l'application web Daftar (gestion des rendez-vous, réservation en ligne par les patients, salle d'attente, dossiers patients, actes et paiements). Dans ce cadre, il traite des données à caractère personnel pour le compte du Cabinet. Le présent contrat fixe les obligations des parties conformément à l'article 28 du RGPD.

Article 2 – Durée

Le présent contrat s'applique pendant toute la durée d'utilisation de Daftar par le Cabinet, phase pilote comprise. Il prend fin avec celle-ci, sous réserve des obligations prévues à l'article 11.

Article 3 – Nature et finalité du traitement

Le traitement consiste à héberger, enregistrer, organiser, afficher, modifier, exporter et supprimer les données saisies par le Cabinet dans Daftar, dans le seul but de fournir les fonctionnalités de l'application. Les catégories de données et de personnes concernées sont décrites à l'annexe 1.

Article 4 – Instructions du Cabinet

• Le Sous-traitant traite les données uniquement sur instruction documentée du Cabinet. L'utilisation des fonctions de Daftar par le Cabinet et son équipe vaut instruction. Les autres instructions sont données par écrit ; un e-mail suffit.
• Si le Sous-traitant estime qu'une instruction enfreint le RGPD ou une autre disposition relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Cabinet.
• Le Sous-traitant n'utilise pas les données à ses propres fins. En particulier, il ne les utilise ni pour de la publicité, ni pour des analyses, et ne les vend pas.

Article 5 – Confidentialité

Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

Article 6 – Sécurité du traitement

Le Sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe 2, conformément à l'article 32 du RGPD. Ces mesures peuvent évoluer avec la technique, à condition que le niveau de protection ne soit pas réduit.

Article 7 – Sous-traitants ultérieurs

Le Cabinet autorise le recours au sous-traitant ultérieur suivant :

Sous-traitant ultérieur	Prestation	Lieu
IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Allemagne	Location du serveur virtuel (hébergement)	Allemagne

Le Sous-traitant informe le Cabinet de tout ajout ou remplacement envisagé d'un sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l'avance. Le Cabinet peut s'y opposer pour un motif lié à la protection des données ; dans ce cas, chaque partie peut mettre fin à l'utilisation de Daftar. Le Sous-traitant impose aux sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent contrat.

Article 8 – Lieu du traitement

Les données sont traitées dans l'Union européenne, en Allemagne. Tout transfert vers un pays situé hors de l'Union européenne nécessite l'accord écrit préalable du Cabinet et le respect du chapitre V du RGPD.

Le Cabinet établi en Tunisie reste responsable des formalités prévues par la loi organique n° 2004-63 du 27 juillet 2004 portant sur la protection des données à caractère personnel, notamment auprès de l'Instance nationale de protection des données personnelles (INPDP).

Article 9 – Droits des personnes concernées

Le Sous-traitant aide le Cabinet, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition). Daftar permet au Cabinet de consulter, corriger, exporter et supprimer lui-même les données. Si une personne concernée s'adresse directement au Sous-traitant, celui-ci transmet sa demande au Cabinet sans délai.

Article 10 – Violations de données

Le Sous-traitant informe le Cabinet de toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations prévues à l'article 33, paragraphe 3, du RGPD dont il dispose. Il aide le Cabinet à respecter ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont il dispose.

Article 11 – Fin du contrat : restitution et suppression

Avant la fin de l'utilisation, le Cabinet peut exporter l'ensemble de ses données avec la fonction d'export de Daftar. À la fin du contrat, le Sous-traitant supprime toutes les données du Cabinet dans un délai de [30] jours, sauf obligation légale de conservation. Il confirme la suppression par écrit sur demande.

Article 12 – Contrôles

Le Sous-traitant met à la disposition du Cabinet les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent contrat. Il permet la réalisation d'audits par le Cabinet ou par un auditeur mandaté par lui, sur demande écrite et avec un préavis raisonnable, et y contribue.

Article 13 – Dispositions finales

• En cas de contradiction entre le présent contrat et d'autres accords entre les parties, le présent contrat prévaut pour ce qui concerne la protection des données.
• La responsabilité des parties est régie par l'article 82 du RGPD.
• Si une clause du présent contrat est invalide, les autres clauses restent applicables.
• Droit applicable et juridiction compétente : [à compléter].

Annexe 1 – Description du traitement

Personnes concernées	Patients du Cabinet ; personnes qui demandent un rendez-vous sur la page de réservation en ligne du Cabinet ; membres de l'équipe du Cabinet qui utilisent Daftar ; praticiens du Cabinet ; personnes inscrites dans la file d'attente sans dossier patient.
Données d'identification et de contact	Prénom, nom, numéro de téléphone, année de naissance (facultative), langue, accord pour recevoir des rappels.
Rendez-vous	Date et heure, durée, acte, praticien, statut, origine (accueil ou en ligne), notes, acompte demandé, date d'envoi du rappel, personne ayant créé le rendez-vous.
Réservation en ligne	Prénom, nom, numéro de téléphone, acte et praticien choisis, horaire souhaité, note facultative du patient, accord pour recevoir des rappels, langue ; empreinte (SHA-256) du lien de gestion remis au patient.
Salle d'attente	Numéro de ticket, nom, téléphone, heures d'arrivée, d'appel et de fin, statut.
Actes et paiements	Libellé de l'acte, dent (cabinets dentaires), prix, date ; montant, mode de paiement, date, acompte, note, personne ayant encaissé.
Praticiens	Nom, titre, spécialité.
Comptes de l'équipe	Nom, adresse e-mail, rôle, langue, mot de passe sous forme d'empreinte (Argon2).
Catégories particulières	Données concernant la santé (article 9 du RGPD) : actes, motifs de rendez-vous, notes.
Opérations	Enregistrement, organisation, consultation, modification, affichage, export, suppression.
Finalités	Gestion des rendez-vous, de la réservation en ligne, de la salle d'attente, des dossiers patients, des actes et des paiements du Cabinet ; préparation des messages de rappel envoyés par le Cabinet.

Annexe 2 – Mesures techniques et organisationnelles

Mesures au sens de l'article 32 du RGPD, en vigueur à la date de la version de ce modèle.

1. Confidentialité

• Accès physique : les données sont hébergées sur un serveur virtuel loué auprès d'IONOS SE dans un centre de données en Allemagne ; la protection physique relève des mesures de l'hébergeur.
• Accès à l'application : uniquement avec un compte personnel (adresse e-mail et mot de passe d'au moins 10 caractères). Les mots de passe sont hachés avec Argon2. Le nombre de tentatives de connexion est limité. Toutes les sessions d'un utilisateur peuvent être fermées en une fois.
• Invitations : les liens d'invitation sont à usage unique et valables 7 jours ; seule une empreinte SHA-256 du jeton est enregistrée.
• Autorisations : rôles propriétaire, praticien et assistant. La gestion de l'équipe, les réglages, l'export et la suppression de patients et de paiements sont réservés au propriétaire.
• Cloisonnement : chaque requête est limitée au cabinet de l'utilisateur connecté ; les données d'un autre cabinet ne sont jamais renvoyées. Les cabinets de démonstration sont séparés et supprimés après 24 heures.
• Réservation en ligne : la page publique de réservation ne montre que les informations publiques du Cabinet et les horaires libres, jamais de données d'autres patients. Protection contre les abus sans captcha ni cookies : champ piège invisible, 3 réservations par heure et par adresse IP au maximum, 2 rendez-vous en ligne à venir au maximum par numéro de téléphone et par cabinet, plafond quotidien fixé par le Cabinet. Le lien de gestion remis au patient contient un jeton aléatoire dont seule l'empreinte SHA-256 est enregistrée.
• Minimisation : l'écran de la salle d'attente et la page ticket du patient n'affichent que des numéros de ticket, sans nom ; ces pages sont accessibles par des jetons aléatoires. Dans les journaux du serveur, l'adresse IP est raccourcie (IPv4 à /24, IPv6 à /48) et conservée 90 jours au maximum.

2. Intégrité

• Transmission : toutes les connexions sont chiffrées par TLS (HTTPS). Les pages sont servies avec une politique de sécurité du contenu (Content Security Policy) qui n'autorise aucune ressource externe.
• Pas de double réservation : la base de données refuse deux rendez-vous qui se chevauchent pour le même praticien ou pour le même patient (contraintes d'exclusion), y compris pour une réservation en ligne.
• Traçabilité de la saisie : chaque rendez-vous enregistre la personne qui l'a créé, chaque paiement la personne qui l'a encaissé.
• Aucun service tiers : pas de traceurs, pas de publicité, pas de service d'analyse, pas de service d'envoi de messages.

3. Disponibilité et restauration

• Sauvegardes et restauration : [à compléter par le Sous-traitant avant signature].
• Export : le Cabinet peut à tout moment exporter l'ensemble de ses données dans un fichier.

4. Vérification régulière

• Le cloisonnement entre cabinets et les droits par rôle sont vérifiés par des tests automatisés à chaque modification du logiciel.
• Les mesures sont réexaminées lors de chaque évolution technique importante et cette annexe est mise à jour en conséquence.